印刷报价工作很复杂，广大印刷企业对于能够自动计算报价的工具软件有着强烈的市场需求，而国内也确实有不少专业软件供应商能够提供印刷报价软件，然而与表面上旺盛的需求相对应的却是一个出人意料的现实：用户能够坚持使用报价软件一年以上的寥寥无几，甚至有些用户自从安装上那天起，根本就没有正式试用过，原因何在呢？
印刷软件效果不好的原因
根据经验和思考，印刷报价软件使用效果不好的原因可以归结为以下几点：
一 印刷厂的接单范围宽，而报价软件适用面窄。
就某一个印刷厂来说，往往只有印刷环节中的一台或几台设备，只能做印刷流程中某一个或几个工序，但在对外的业务接单时往往在更宽泛的印品范围内接单。不同印刷品的报价方法是有差别的，如果印刷报价软件的适用范围与印刷厂的业务范围不同，这个印刷报价软件的使用率自然就会下降。
二 报价不准。
印刷报价软件能够报出准确价格的前提是工价标准要建立地准确，而工价标准相对于不同的印刷设备是不同的。对某一个印刷厂来说，由于有相当多的工序需要外发加工，并且外发对象也不固定，所以这些工序的工价标准就没有一个固定的数据。如果硬要在报价软件中设定一个数据，那么报出的价格就只能是个参考。
三 印刷厂没有统一的价格标准。
导致印刷厂没有统一的价格标准的原因是竞争因素。（一），有些大客户不按印刷厂统一的工价标准合作，而是与印刷厂签订自己单独的工价合同；（二），有些战略性大客户的某个单子即使不挣钱也还是要做，因为可以从该客户别的单子上挣回来；（三），印刷厂会根据淡季旺季的变化和机台闲置情况随时调整接单与否；第四，印刷价格的重要构成部分材料成本变动频繁。
四 报价软件需要专业的人才能使用。
用户对报价软件的期望之一是用了报价软件，一般人稍经培训即可报价。其实不然，印刷行业有很多专业的知识。面对一个印刷品，如果不具备一定的经验和知识，连这个印刷品需要哪些工艺都分解不清楚或者不全面，再好的报价软件也报不出准确的价格来。
五 用户太过理想化，待发现不好用时心里便产生了巨大的落差，以至放弃使用。
综上所述，印刷报价软件不能适用于所有的印刷品、报出来的价格参考价值不大和供应商的过度宣传造成的用户的巨大的失望情绪是印刷报价软件使用效果不好的重要原因。
印刷软件该如何“做”？
那么如何才能即有效利用了计算机的自动计算与准确记忆特点，又能提高报价软件的适用面和实用性，真正提高报价软件的投入产出比呢？
一 首先要对报价软件有一个合理的心理预期：它只能机械的执行用户的命令，代替那些需要计算器来计算的工作。
二 报价软件就是一个工具，它不具有管理思想。即使用了报价软件，有些价格较低的单子也还是要接，需要人工审核的也还是少不了人工审核。
三 不要要求报价软件太“傻瓜”，或者自动化程度太高，太“傻瓜”的软件的适用面一定很窄。要想扩大印刷报价软件的适用面，软件最好只提供印刷报价的普遍的基本的元素，例如所有种类的印刷品的报价单上其实只有两类报价项目：加工服务费和材料费。软件只要能设定所有加工项目的价格标准，报价时能自动提取价格标准，能根据用户填写的数量自动计算小计，能把所有小计自动累计汇总就行了。
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